Пока сотрудников в компании немного, бумажный документооборот редко кажется проблемой. Заявления, приказы и отпуска оформляются вручную, документы передаются на подпись, а бухгалтерия и кадровик контролируют, чтобы все вернулось обратно.
Но по мере роста компании появляются знакомые сложности:
В какой-то момент проблема становится не в количестве документов, а в самом процессе их согласования и хранения.
Один из способов решить эту задачу — перейти на кадровый электронный документооборот. Но прежде чем принимать такое решение, важно разобраться, что представляет собой КЭДО и действительно ли он нужен именно вашему бизнесу.
Но по мере роста компании появляются знакомые сложности:
- документы задерживаются у руководителя;
- сотрудники работают удаленно или находятся в командировках;
- приходится постоянно напоминать о подписях;
- нужный документ сложно быстро найти;
- подготовка документов к проверкам занимает больше времени.
В какой-то момент проблема становится не в количестве документов, а в самом процессе их согласования и хранения.
Один из способов решить эту задачу — перейти на кадровый электронный документооборот. Но прежде чем принимать такое решение, важно разобраться, что представляет собой КЭДО и действительно ли он нужен именно вашему бизнесу.
Что такое КЭДО и как он работает.
Один из способов упростить работу с кадровыми документами — перейти на кадровый электронный документооборот, или КЭДО.
По сути, это система, которая позволяет создавать, подписывать, отправлять и хранить кадровые документы в электронном виде. При этом документы сохраняют юридическую силу, если оформлены в соответствии с требованиями законодательства.
Для работодателя это означает, что многие привычные кадровые процедуры можно выполнять без бумаги: сотрудники подписывают документы дистанционно, руководитель согласовывает их онлайн, а кадровая служба и бухгалтерия работают с электронными документами вместо бумажных экземпляров.
При этом КЭДО — это не отдельный документ и не электронная подпись сама по себе. Это новый способ организации кадрового документооборота, который помогает сделать повседневные процессы быстрее и удобнее.
По сути, это система, которая позволяет создавать, подписывать, отправлять и хранить кадровые документы в электронном виде. При этом документы сохраняют юридическую силу, если оформлены в соответствии с требованиями законодательства.
Для работодателя это означает, что многие привычные кадровые процедуры можно выполнять без бумаги: сотрудники подписывают документы дистанционно, руководитель согласовывает их онлайн, а кадровая служба и бухгалтерия работают с электронными документами вместо бумажных экземпляров.
При этом КЭДО — это не отдельный документ и не электронная подпись сама по себе. Это новый способ организации кадрового документооборота, который помогает сделать повседневные процессы быстрее и удобнее.
КЭДО и законодательство: что важно знать работодателю.
Переход на кадровый электронный документооборот — это не только вопрос удобства, но и соблюдения требований законодательства. Основные правила работы с КЭДО закреплены в Трудовом кодексе РФ (статьи 22.1–22.3).
Закон разрешает работодателям использовать электронный кадровый документооборот, однако порядок его внедрения и применения имеет ряд особенностей. В частности, важно определить, какие кадровые документы можно вести в электронном виде, а какие по-прежнему требуют оформления на бумаге. Кроме того, необходимо учитывать требования к электронным подписям и порядок взаимодействия с сотрудниками.
Закон разрешает работодателям использовать электронный кадровый документооборот, однако порядок его внедрения и применения имеет ряд особенностей. В частности, важно определить, какие кадровые документы можно вести в электронном виде, а какие по-прежнему требуют оформления на бумаге. Кроме того, необходимо учитывать требования к электронным подписям и порядок взаимодействия с сотрудниками.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат.
После знакомства с возможностями КЭДО у многих работодателей возникает закономерный вопрос: какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде уже сегодня?
На практике их значительно больше, чем кажется. В рамках КЭДО можно организовать работу с большинством документов, которые ежедневно используются в кадровом делопроизводстве.
Например:
Использование КЭДО позволяет сократить время на оформление таких документов, отказаться от постоянного обмена бумажными экземплярами и упростить взаимодействие между сотрудниками, руководителями и кадровой службой.
При этом отдельные кадровые документы по-прежнему требуют особого порядка оформления в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому перед переходом на КЭДО важно определить, какие процессы можно перевести в электронный формат именно в вашей компании.
На практике их значительно больше, чем кажется. В рамках КЭДО можно организовать работу с большинством документов, которые ежедневно используются в кадровом делопроизводстве.
Например:
- заявления на отпуск, увольнение или перевод;
- приказы и распоряжения, с которыми необходимо ознакомить сотрудников;
- графики отпусков;
- уведомления и служебные записки;
- документы, связанные с командировками;
- документы по кадровым изменениям;
- ознакомление с локальными нормативными актами и внутренними регламентами.
Использование КЭДО позволяет сократить время на оформление таких документов, отказаться от постоянного обмена бумажными экземплярами и упростить взаимодействие между сотрудниками, руководителями и кадровой службой.
При этом отдельные кадровые документы по-прежнему требуют особого порядка оформления в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому перед переходом на КЭДО важно определить, какие процессы можно перевести в электронный формат именно в вашей компании.
Нужен ли КЭДО именно вашей компании?
Переход на кадровый электронный документооборот не всегда оправдан. Если в компании несколько сотрудников, кадровые документы оформляются редко, а все работают в одном офисе, привычный порядок может оставаться удобным еще долгое время.
Но по мере роста бизнеса бумажный документооборот начинает создавать все больше организационных сложностей. В этом случае КЭДО становится способом сделать повседневную работу быстрее и проще.
Чаще всего о переходе задумываются компании, которые:
Еще один важный момент — нагрузка на бухгалтерию и кадровую службу. Чем больше времени специалисты тратят на печать документов, контроль подписей и поиск бумажных экземпляров, тем меньше времени остается на задачи, требующие профессиональной экспертизы.
Если вы узнали свою компанию хотя бы в нескольких пунктах, стоит разобраться, какие изменения принесет переход на КЭДО.
Но по мере роста бизнеса бумажный документооборот начинает создавать все больше организационных сложностей. В этом случае КЭДО становится способом сделать повседневную работу быстрее и проще.
Чаще всего о переходе задумываются компании, которые:
- регулярно оформляют кадровые документы;
- имеют несколько подразделений или филиалов;
- работают с удаленными сотрудниками;
- стремятся сократить количество бумажных документов;
- хотят ускорить согласование заявлений, приказов и других кадровых документов;
- хотят упростить хранение и поиск кадровой документации.
Еще один важный момент — нагрузка на бухгалтерию и кадровую службу. Чем больше времени специалисты тратят на печать документов, контроль подписей и поиск бумажных экземпляров, тем меньше времени остается на задачи, требующие профессиональной экспертизы.
Если вы узнали свою компанию хотя бы в нескольких пунктах, стоит разобраться, какие изменения принесет переход на КЭДО.
Что меняется после перехода на КЭДО.
Главное преимущество перехода на КЭДО — не отказ от бумаги сам по себе. Меняется организация кадровых процессов: документы быстрее проходят согласование, проще контролируются и не теряются между подразделениями.
Для бизнеса это означает несколько важных изменений.
Для бизнеса это означает несколько важных изменений.
Кадровые процессы становятся быстрее.
Заявления, приказы и другие документы больше не нужно распечатывать и передавать на подпись лично. Это особенно удобно, если сотрудники работают удаленно или находятся в разных офисах.
Снижается объем рутинной работы.
Бухгалтерии и кадровой службе не приходится постоянно контролировать возврат бумажных документов, искать нужные экземпляры или заниматься их хранением.
Документы всегда под рукой.
Электронные документы проще найти, проверить их статус или историю согласования. Это удобно как в ежедневной работе, так и при подготовке к проверкам.
Сотрудникам проще взаимодействовать с работодателем.
Многие кадровые вопросы можно решить дистанционно — без поездки в офис и обмена бумажными документами.
Однако все эти преимущества работают только тогда, когда кадровый документооборот встроен в привычную систему учета компании.
ПЛАНИРУЕТЕ ПЕРЕЙТИ КЭДО?
Если вы пока не уверены, подойдет ли электронный кадровый документооборот вашему бизнесу, специалисты ЮрФинГарант помогут разобраться в возможностях КЭДО и подобрать оптимальное решение.
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Почему важно, чтобы КЭДО был связан с учетной системой.
При выборе решения многие компании обращают внимание на стоимость сервиса или удобство интерфейса. Но не менее важно учитывать, насколько удобно он интегрируется с системой, в которой уже ведется кадровый и бухгалтерский учет.
Если кадровые документы оформляются в одной программе, а учет ведется в другой, часть информации приходится переносить вручную. Это увеличивает количество операций и повышает риск ошибок.
Гораздо удобнее, когда кадровый электронный документооборот становится частью привычной рабочей среды.
Именно по этому принципу работает 1С:Кабинет сотрудника. Сервис интегрируется с программами 1С и позволяет сотрудникам, кадровым специалистам и руководителям работать с кадровыми документами в единой системе.
Это помогает:
Компания ЮрФинГарант является официальным партнером 1С:БО. Мы помогаем подобрать и подключить 1С:Кабинет сотрудника, а также оцениваем, насколько это решение подходит именно вашему бизнесу и как его лучше встроить в существующие процессы.
Если кадровые документы оформляются в одной программе, а учет ведется в другой, часть информации приходится переносить вручную. Это увеличивает количество операций и повышает риск ошибок.
Гораздо удобнее, когда кадровый электронный документооборот становится частью привычной рабочей среды.
Именно по этому принципу работает 1С:Кабинет сотрудника. Сервис интегрируется с программами 1С и позволяет сотрудникам, кадровым специалистам и руководителям работать с кадровыми документами в единой системе.
Это помогает:
- сократить количество ручных операций;
- исключить двойной ввод данных;
- организовать хранение кадровых документов в одном месте;
- быстрее находить нужную информацию;
- сделать работу бухгалтерии и кадровой службы более удобной.
Компания ЮрФинГарант является официальным партнером 1С:БО. Мы помогаем подобрать и подключить 1С:Кабинет сотрудника, а также оцениваем, насколько это решение подходит именно вашему бизнесу и как его лучше встроить в существующие процессы.
Можно ли внедрить КЭДО самостоятельно?
Технически — да. Если в компании есть специалисты, готовые изучить требования законодательства, выбрать сервис и организовать работу сотрудников, внедрение можно выполнить своими силами.
Но на практике основные вопросы возникают уже после подключения. Нужно определить, какие документы перевести в электронный формат, как организовать маршруты согласования и как встроить новые процессы в ежедневную работу компании.
Но на практике основные вопросы возникают уже после подключения. Нужно определить, какие документы перевести в электронный формат, как организовать маршруты согласования и как встроить новые процессы в ежедневную работу компании.
Сравним два подхода
Какой вариант выбрать — зависит от ресурсов компании. Но если важно внедрить КЭДО без лишних организационных сложностей, поддержка специалистов поможет избежать типичных ошибок и быстрее получить результат.
Как ЮрФинГарант помогает при переходе на КЭДО.
Одним компаниям достаточно подключить сервис и начать работать самостоятельно. Другим важно получить поддержку на всех этапах внедрения.
Мы предлагаем оба варианта.
Мы предлагаем оба варианта.
Если нужен только сервис.
Подключим 1С:Кабинет сотрудника, поможем выбрать подходящий тариф и ответим на вопросы, связанные с началом работы.
Если требуется комплексная поддержка.
Мы:
В результате комплексного сопровождения вы получаете не просто доступ к сервису, а работающий инструмент, который действительно упрощает кадровые процессы.
- анализируем существующий кадровый документооборот;
- оцениваем готовность компании к переходу;
- помогаем организовать работу с кадровыми документами;
- консультируем по вопросам кадрового и бухгалтерского учета;
- сопровождаем внедрение и помогаем решить возникающие вопросы.
В результате комплексного сопровождения вы получаете не просто доступ к сервису, а работающий инструмент, который действительно упрощает кадровые процессы.
Переход на КЭДО — это инвестиция в эффективность бизнеса.
Кадровый электронный документооборот — это не дань цифровизации. Для многих компаний он становится способом сократить объем бумажной работы, ускорить оформление кадровых документов и снизить нагрузку на бухгалтерию и кадровую службу.
При этом успех внедрения зависит не только от выбранного сервиса. Важно правильно организовать процессы, определить, какие документы целесообразно перевести в электронный формат, и обеспечить удобную работу сотрудников.
Если вы только рассматриваете переход на КЭДО или хотите понять, подойдет ли он именно вашей компании, начните с консультации.
Специалисты ЮрФинГарант помогут оценить текущие процессы, подобрать решение на базе 1С:Кабинет сотрудника и организовать внедрение с учетом особенностей вашего бизнеса.
При этом успех внедрения зависит не только от выбранного сервиса. Важно правильно организовать процессы, определить, какие документы целесообразно перевести в электронный формат, и обеспечить удобную работу сотрудников.
Если вы только рассматриваете переход на КЭДО или хотите понять, подойдет ли он именно вашей компании, начните с консультации.
Специалисты ЮрФинГарант помогут оценить текущие процессы, подобрать решение на базе 1С:Кабинет сотрудника и организовать внедрение с учетом особенностей вашего бизнеса.
Подробнее о сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
Скачайте наш чек-лист «Готова ли ваша компания к переходу на КЭДО?» и проверьте свой бизнес.
